Zdarza się w praktyce niekiedy, że pracodawca nawiązuje dwa stosunki pracy z tym samym pracownikiem, a więc zawiera z jedną osobą dwie umowy o pracę. W takich okolicznościach pojawiają się wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać listy płac zatrudnionego.

Z pomocą w rozstrzygnięciu tej kwestii przychodzi tekst niniejszego wpisu oraz przygotowany specjalnie dla Was wyjątkowy kalkulator wynagrodzeń (link w artykule).

Dwie umowy o pracę, ale składki od łącznej podstawy

Pracodawca, który wypłaca pracownikowi w jednym miesiącu wynagrodzenie i inne należności z tytułu dwóch stosunków pracy (dwóch umów o pracę) powinien składki zusowskie naliczać od łącznej podstawy uzyskanej z obu umów i wykazywać ich sumę w jednym bloku raportu ZUS RCA.

Książka dla kadr i płac "Mistrz Kadr i Płac" najnowsze wydanie na 2024 rok to ponad 1080 stron eksperckiej i praktycznej wiedzy kadrowo-płacowej opisanej zrozumiałym językiem z roczną aktualizacją!

Koszty uzyskania przychodu podwójne, ale kwota zmniejszająca zaliczkę pojedyncza

Miesięczną zaliczkę na podatek oblicza się od łącznego dochodu pracownika osiągniętego przez niego w danym miesiącu, na który składają się wszystkie uzyskane w tym okresie – czyli postawione do dyspozycji bądź wypłacone – przychody ze stosunku pracy. Stąd, gdy w danym miesiącu ma miejsce więcej niż jedna wypłata wynagrodzenia na rzecz danej osoby, wówczas aby miesięczna zaliczka i składki ZUS zostały prawidłowo obliczone (i by nie powstały różnice wynikające z zaokrągleń), każdą kolejną wypłatę najlepiej rozliczać narastająco, tj. łącznie z uwzględnieniem wypłaty wcześniejszej.

Przy czym trzeba tu pamiętać o bardzo ważnej regule. Mówi ona o tym, że zatrudniony na dwie umowy o pracę ma prawo:

• do kosztów uzyskania przychodu z każdego stosunku pracy (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 września 2021 r. – 0113-KDIPT2-3.4011.456.2021.3.NM), a zatem na finalnej liście płac rozliczającej dwie pensje, powinny być uwzględnione podwójne koszty uzyskania przychodu (chyba, że pracownik złożył wniosek pracodawcy o niestosowanie kosztów);
• do jednej kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (oczywiście pod warunkiem, że złożył pracodawcy oświadczenie wskazujące na uprawnienie do takowej kwoty).

Koszty pracodawca stosuje nawet pomimo przekroczenia rocznego ich limitu

Stosownie do art. 22 ust. 2 ustawy PIT, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3.000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy;

2) nie mogą przekroczyć łącznie 4.500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy;

3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3.600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4) nie mogą przekroczyć łącznie 5.400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Z literalnego brzmienia przywołanego przepisu wynika, że w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez dany zakład w ramach dwóch lub więcej stosunków pracy, wówczas przy podatkowym rozliczaniu wynagrodzenia z każdej umowy o pracę uwzględnia się osobno miesięczną normę kosztów uzyskania przychodu.

Przedstawioną regułę powinniśmy stosować także wtedy, gdy u pracownika dojdzie do przekroczenia rocznego limitu kosztów, gdyż ewentualnego ograniczenia kwoty zryczałtowanych kosztów dokonuje sam podatnik w swoim zeznaniu podatkowym. Potwierdzono to m.in. w piśmie Ministerstwa Finansów z 29 kwietnia 2005 r. (sygn. PB5/MC-033-50-736/05) oraz w interpretacjach Dyrektora KIS: z 2 września 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.456.2021.3.NM) oraz z 9 marca 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.19.2022.1.KS).

A co, gdy składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki podatkowej?

Przy rozliczaniu kilku wypłat dla tego samego zatrudnionego w jednym miesiącu, nie wolno nam zapominać o regule zapisanej w art. 83 ust. 1 ustawy zdrowotnej, w myśl której jeśli składka na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od zaliczki podatkowej wyliczonej zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w dniu 31 grudnia 2021 r., wówczas składkę tę obniżamy do poziomu wspomnianej zaliczki. A zatem jeśli przykładowo pracownik na początku danego miesiąca otrzyma składnik płacy na tyle niski, że składka zdrowotna 9-procentowa będzie wyższa od zaliczki PIT z 2021 r., wówczas należy zastosować obniżenie, o którym mowa wyżej. Oczywiście przy drugiej wypłacie na rzecz tego pracownika w tym samym miesiącu może się okazać, że rozliczenie przychodu narastająco sprawi, że w skali miesiąca kwota składki zdrowotnej finalnie osiągnie poziom niższy niż zaliczka na podatek ustalona według reguł z 31 grudnia 2021 r. W takiej sytuacji, ostateczna lista płac rozliczająca wypłaty dokonane z dwóch umów o pracę w obrębie jednego miesiąca, powinna uwzględniać pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy (czyli bez obniżenia).

Sprawdź wyjątkowy kalkulator pokazujący krok po kroku w jaki sposób prawidłowo rozliczać listy płac pracownika z dwoma umowami o pracę w jednym zakładzie:

🧮 Kalkulator Wynagrodzeń 2024 – Jak w 2024 r. rozliczać dwie umowy o pracę zawarte z tym samym pracownikiem
W jaki sposób w 2024 r. rozliczać dwie umowy o pracę zawarte z tym samym pracownikiem?

➪ Kliknij i Sprawdź

Przykład

33-letnia mieszkanka Pabianic ma zawarte ze spółką z o.o. z Łodzi dwie umowy o pracę. Z tytułu pierwszej z nich (podpisanej na 1/6 etatu) zawsze 3 dni robocze przed końcem miesiąca otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 1200 zł brutto, zaś z racji drugiej umowy ma wypłacane w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca pensję na poziomie 5200 zł brutto. 

Uwzględniając fakt, iż:

• nie jest ona uczestnikiem PPK,
• nie jest uprawniona do „zerowego PIT”,
• ma prawo do kwoty zmniejszającej zaliczkę podatkową w wysokości 300 zł (uwzględnianej dopiero przy okazji drugiej wypłaty na koniec miesiąca) oraz do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu z racji obu stosunków pracy

rozliczenie jej miesięcznych list płac powinno wyglądać następująco:

• lista płac rozliczająca pierwszą umowę o pracę (opiewającą na kwotę 1200 zł brutto):

• lista płac rozliczająca finalnie pierwszą i drugą umowę o pracę: